Videosorveglianza in azienda: come tutelare la sicurezza nel rispetto della privacy

L'uso dei sistemi di videosorveglianza nei luoghi di lavoro è una pratica sempre più diffusa, spinta dalla necessità di proteggere beni aziendali, garantire la sicurezza delle persone e prevenire comportamenti illeciti. Tuttavia, l’adozione di impianti di telecamere comporta inevitabili implicazioni in materia di privacy, diritti dei lavoratori e obblighi normativi. Installare una videocamera non è mai un gesto neutro: richiede attenzione tecnica, consapevolezza giuridica e una valutazione puntuale dei rischi e delle finalità. Oltre a rispettare i principi del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati (GDPR), i datori di lavoro devono confrontarsi anche con le regole dettate dallo Statuto dei lavoratori e dalle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali. In questo articolo analizziamo cosa prevede la normativa italiana ed europea, quali adempimenti devono rispettare le imprese e quali sono i criteri tecnici e documentali necessari per una videosorveglianza legittima. Cosa prevede la legge: il doppio binario normativo Il quadro normativo sulla videosorveglianza aziendale si articola su due livelli. Da un lato troviamo le disposizioni in materia di protezione dei dati personali, dall’altro quelle che regolano le relazioni di lavoro. Il Regolamento (UE) 2016/679, noto come GDPR, impone che qualsiasi trattamento di dati personali – inclusa la raccolta di immagini tramite videocamere – sia lecito, trasparente e proporzionato rispetto alle finalità dichiarate. Le aziende devono quindi specificare in modo chiaro perché installano un impianto, dove vengono collocate le telecamere e per quanto tempo i dati vengono conservati. Contemporaneamente, l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (Legge 300/1970) vieta il controllo a distanza dei dipendenti, se non previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. Questo significa che, se un sistema di videosorveglianza può anche solo potenzialmente monitorare l’attività lavorativa, deve essere formalmente autorizzato. Quando la videosorveglianza è legittima Affinché l’uso delle telecamere sia conforme alla legge, è necessario che l’azienda rispetti alcuni principi fondamentali:

• Finalità specifiche e legittime: l’impianto deve avere uno scopo preciso, come la tutela del patrimonio aziendale o la sicurezza degli ambienti.
• Minimizzazione: devono essere evitate riprese inutili o eccessive, soprattutto in spazi sensibili come aree relax, bagni, spogliatoi.
• Trasparenza: è obbligatorio informare i lavoratori e gli utenti della presenza di videocamere mediante cartelli visibili e comprensibili.
• Conservazione limitata: i dati non devono essere conservati più del necessario. In genere, il termine massimo è di 24-72 ore, salvo esigenze particolari (es. indagini giudiziarie).
• Protezione dei dati: i video devono essere protetti da accessi non autorizzati, con sistemi di autenticazione e registri delle attività.

Accordo sindacale o autorizzazione: obblighi imprescindibili Nel caso in cui l’impianto sia potenzialmente idoneo a controllare l’attività dei dipendenti, l’azienda ha due possibilità:

1. Raggiungere un accordo con le rappresentanze sindacali presenti in azienda.
2. Richiedere un’autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro, in assenza di RSU/RSAs.

È importante sottolineare che non è sufficiente la sola informativa GDPR per essere in regola: l'autorizzazione o l'accordo sono sempre obbligatori se c'è rischio di controllo indiretto dell'attività lavorativa. Aspetti tecnici: progettazione, installazione e sicurezza informatica La videosorveglianza aziendale non è solo una questione legale. Per essere efficace e a norma, l’impianto deve essere progettato con criteri di adeguatezza tecnica e nel rispetto delle buone prassi in materia di sicurezza informatica. La collocazione delle telecamere deve rispondere a logiche di copertura razionale, evitando riprese indiscriminate o prive di reale utilità. È preferibile utilizzare dispositivi con risoluzione sufficiente ma non eccessiva, ed evitare strumenti con audio, zoom, o riconoscimento facciale, se non strettamente necessari. Inoltre, i sistemi devono essere dotati di:

• Protezioni contro accessi non autorizzati;
• Log di accesso e controllo;
• Meccanismi per la cancellazione automatica dei dati trascorsi i termini previsti.

Le certificazioni per gli operatori e i sistemi Un impianto ben progettato dipende anche dalla competenza di chi lo realizza. Non è un dettaglio secondario: l'installazione di sistemi di videosorveglianza deve essere effettuata da professionisti abilitati secondo le norme vigenti, in particolare la Lettera B del DM 37/2008 per gli impianti elettronici. Per assicurare conformità normativa e qualità tecnica, molti professionisti seguono percorsi formativi specifici, come quelli offerti dal Corso “Telecamere e Sicurezza sul Lavoro” del Gruppo RES, che approfondisce:

• Le responsabilità del datore di lavoro;
• Le norme sulla protezione dei dati;
• Le tecniche di progettazione e installazione a norma;
• La documentazione necessaria per l’ottenimento delle autorizzazioni.

Queste competenze sono fondamentali per ridurre il rischio di sanzioni e garantire il corretto equilibrio tra sicurezza e rispetto dei diritti individuali. Equilibrio tra controllo e libertà La videosorveglianza in ambito aziendale rappresenta un delicato punto di incontro tra esigenze di tutela e rispetto della persona. È un potente strumento di prevenzione e sicurezza, ma richiede rigore nell’applicazione delle norme e trasparenza nella gestione. Per le imprese, non si tratta solo di “mettere una telecamera”, ma di costruire un sistema organizzativo che tenga conto della legge, delle tecnologie e soprattutto delle persone. Solo un approccio responsabile e integrato può garantire un ambiente di lavoro sicuro e rispettoso.