Come realizzare dei report aziendali efficaci

I report periodici aiutano anche le aziende più piccole, appena nate o a gestione familiare, a capire a che punto siano nella realizzazione degli obiettivi di business e a orientare di conseguenza le azioni future. Per questo è essenziale, indipendentemente da che si occupi un ruolo manageriale in una grande azienda o si collabori alla gestione di quella di famiglia, imparare a realizzare report aziendali efficaci.

Rendere più efficaci i report aziendali in tre step

Il primo consiglio, e forse il più utile, è scegliere un buon software di dashboarding e web reporting. Oggi ce ne sono disponibili numerosi, con diverse funzioni e capaci di adattarsi a praticamente qualsiasi esigenza. Volendo semplificare estremamente, questi gestionali raccolgono dati da una serie di fonti e attraverso una serie di canali differenti, li aggregano e li restituiscono organizzati in modo che risultino più facili da analizzare. Spesso questi programmi hanno anche funzioni di reportistica che automatizzano la compilazione delle varie tipologie di report e che possono aiutare, dunque, soprattutto chi è alle prime armi a rendere più efficaci i propri report aziendali.

È innegabile del resto che i dati sono, in molti campi, i veri protagonisti dei report aziendali e che sarebbe controproducente privarli della loro centralità. Spesso i numeri possono raccontare meglio delle parole i risultati positivi già raggiunti dall’azienda o da una specifica unità di business o indicare trend significativi di cui tenere conto. Perché riescano a parlare è necessario, però, scegliere con cura i dati da presentare nei report aziendali e, soprattutto, prestare attenzione a come lo si fa. Grafici, tabelle, schemi riassuntivi quasi sempre sono più funzionali e più facilmente fruibili di formule e cifre, soprattutto per chi non ha grande familiarità coi numeri. Tra i vantaggi dei software di dashboarding e web reporting appena citati c’è anche la possibilità di ottenere infografiche e altri elementi simili in pochi clic.

Forse inondare di dati provenienti dai bilanci aziendali, per quanto riassunti in grafici e tabelle, un report destinato alla nuova agenzia a cui si è affidata la strategia di comunicazione aziendale non è un’ottima idea, come lo è invece nel caso di un report da inviare agli attuali stakeholder e a potenziali nuovi investitori dell’azienda. Il vero segreto per realizzare dei report aziendali efficaci è, cioè, conoscere il destinatario o i destinatari. È probabile, del resto, che un creativo che legga i report aziendali sia semplicemente alla ricerca di un’idea originale sulla base di cui sviluppare il concept per la nuova campagna pubblicitaria. Un responsabile della sicurezza sul lavoro potrebbe cercare, invece, nel report che ha appena ricevuto sulla scrivania la conferma che sia stato fatto tutto il possibile per garantire salute e sicurezza della popolazione aziendale. In altre parole? Per rendere più efficaci i propri report aziendali serve differenziarli a seconda di a chi sono destinati. Il trucco in più è pensare che il destinatario, più che l’azienda o il reparto che ha compilato il report, deve poter sentir di essere protagonista e al centro del documento.